Das neue Cockpit für den Gemeinderat

inklusive strategisches Themen- und Risikomanagement sowie Internes Kontrollsystem (IKS) – alles in einer einzigen digitalen Lösung integriert!

Die Digitalisierung schreitet auch in den Gemeinden Schritt für Schritt voran. Fast jede Abteilung innerhalb einer Gemeinde verfügt heute bereits über eigene, digitale Datenbanklösungen für die effiziente Bearbeitung der Tagesgeschäfte sowie für eine zuverlässige Dokumentation.

 

Neues Hilfsmittel für die strategischen Arbeiten im Gemeinderatszimmer

Im Gemeinderatszimmer wird das übliche Tagesgeschäft mit einer Geschäftsverwaltungssoftware abgewickelt, dort wo eine solche im Einsatz ist. Für das Kerngeschäft des Gemeinderats, die strategischen Arbeiten, steht jedoch in den meisten Gemeinderatszimmern keine digitale Lösung zur Verfügung. Dabei würden sich in diesem Bereich viele Chancen bieten. Dies war der Grund, weshalb Renato Sanvido, Gemeinderat in Villmergen AG und Partner der ASAGO AG die bereits im Einsatz stehenden Lösungen für Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen auf die Bedürfnisse von Gemeinden adaptiert hat.

 

Mehrwert für Gemeinderat und operative Abteilungen

Durch die Nutzung einer digitalen Lösung entsteht ein hoher Nutzen für den Gemeinderat, die Verwaltung und die gesamte Gemeinde: 

  • Steigerung der Effizienz im Gemeinderat durch systematische Bearbeitung der strategischen Themen
  • Hohe Transparenz durch zuverlässige Dokumentation der Ergebnisse
  • Aufzeigen von Handlungsbedarf durch visuelle Effekte
  • Sicherstellung, dass Massnahmen adressiert und umgesetzt werden
  • Zusätzlich Anwendungsgebiete für die operativen Geschäftseinheiten, wie z.B. für die Abbildung der kritischen Geschäftsprozesse (IKS) und weiterer wertvoller Analysen

Diese Datenbank bietet somit jeder Gemeinde eine Plattform, damit sie ihre strategischen Aufgaben systematisch erledigen und dokumentieren kann. Der Gemeinderat erhält eine Übersicht über «das grosse Bild» seiner Gemeinde und ist immer auf dem aktuellen Stand. Zudem bietet die Plattform viele neue Ideen und Erfahrungen anderer Gemeinden, welche von der ASAGO AG systematisch in die Datenbank eingepflegt werden. 

 

 

Die Lösung überzeugt durch ihren modularen Aufbau und die einfache Anwendung. Sie kombiniert viele bereits inhaltlich vorbereitete Analysen mit neuen Ideen und wertvollem Wissen. Eine Bereicherung für jede Gemeinde.

 

Wie sehen nun die wichtigsten einzelnen Bestandteile dieser Datenbank in der Übersicht aus:

 

Modul «Strategisches Cockpit»

(für den Gemeinderat) inkl. Themen und Risikomanagement der Hochschule Luzern 

  • Themen- und Risikomanagement mit konkreten Kapiteln und Themen
  • Verschiedene weitere Spezialanalysen, bereits vorbereitet, jedoch flexibel individuell anpassbar an die Bedürfnisse jeder Gemeinde
  • Möglichkeit, eigene Analysen zu erstellen

 


Modul «Themen, Trends & Megatrends»

 (für den Gemeinderat und die Führungskräfte)

  • eigenes Modul für Themen, Trends & Megatrends, welche für die Gemeinde relevant sind – jeder Gemeinderat wählt aus einer Sammlung von Trends diejenigen aus welche bedeutende Auswirkungen auf seine Gemeinde haben. Er überlegt sich, wie Chancen genutzt und Risiken minimiert werden können und leitet Massnahmen ein. 

Modul «Operatives Cockpit»

(für die operativ tätigen Abteilungen und die Verwaltung)

  • Kritische Geschäftsprozesse im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS)

  • Verschiedene Spezialanalysen, bereits vorbereitet, jedoch       flexibel individuell anpassbar an die Bedürfnisse jeder    Gemeinde und Abteilung


Modul «Themen, Trends & Megatrends»

 (für den Gemeinderat und die Führungskräfte)

Zusätzliche Features

  • Einfaches Pendenzenmanagement
  • Ideensammlung mit digitaler Post-It-Wand
  • Ablage wichtigster Dokumente
  • Speicherung von Versionen aller Analysen
  • Visualisierte Abweichungsanalysen mit  Vorjahres-           versionen
  • Umfassende Rechtevergaben an Benutzer
  • Sichere Datenspeicherung im Datacenter green.ch

Detailbeschrieb einzelner Datenbankinhalte

 

Integriertes Themen- und Risikomanagement für den Gemeinderat

Diese umfassende Analyse für kleine und mittlere Gemeinden in Form von 7 Kapiteln und 83 Themen entwickelte unser Geschäftspartner, die ASAGO AG in den letzten 12 Monaten, gemeinsam mit der Hochschule Luzern und 8 Gemeinden. Bettina Hübscher, MLaw und MRisk, Dozentin an der Hochschule Luzern und Vorstandsmitglied vom Netzwerk Risikomanagement hat als Projektleiterin eine klare Meinung zu diesem Thema:

 

«Risikomanagement bedeutet immer auch Chancenmanagement. Gemeinden sind Risiken unterschiedlichster Natur ausgesetzt, die ein strategisch abgestütztes und proaktives Handeln erfordern. Ein integriertes, organisationsweites Themen- und Risikomanagement ermöglicht einen deutlichen Mehrwert für die moderne Führung einer öffentlichen Verwaltung»

Weitere Analysen (für strategische und operative Geschäftsbereiche)

Gleichzeitig zur Entwicklung der Analyse «Themen- und Risikomanagement» wurden noch weitere wertvolle Analysen als Vorlagen erstellt. Diese können in der gleichen Datenbanklösung bearbeitet und dokumentiert werden. Hier ein paar Beispiele einer grossen Auswahl an Analysen für die strategischen Geschäftsbereiche:  

 

·      Beurteilung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern der Gemeinde 

·      Standortattraktivität der eigenen Gemeinde in Bezug auf den Zuzug von neuen Unternehmen oder Privatpersonen

·      Übersicht über strategische Projekte

·      Übersicht über die Finanzlage der Gemeinde

·      Abbildung der Legislaturziele

Zusätzlich sind auch für die operativen Geschäftsbereiche verschiedene Analysen vorbereitet und stehen zur Auswahl zur Verfügung: 

 

·      Finanzlage

·      Steuersituation

·      Sozialbereich

·      Beurteilung von Infrastrukturen, wie z.B. Kinderspielplätze, Schwimmbad usw.

·      Jugend / Jugendarbeit

Abbildung der kritischen Geschäftsprozesse (IKS)

Auch eine fokussierte Abbildung der kritischen Geschäftsprozesse im Rahmen des internen Kontrollsystem (IKS) beinhaltet diese Datenbanklösung. Dabei wurde auf eine pragmatische und auf das Nötigste reduzierte Anwendung geachtet,  welche einfach verständlich und bedienbar ist. Eine ideale Lösung, spezielle für kleinere und mittlere Gemeinden, welche oft über eingeschränkte Ressourcen verfügen. 

 

Fazit

Die neue Lösung überzeugt durch viel Wissen, welches in der Datenbank steckt. Der Grundgedanke, dass nicht jede Gemeinde das Rad selbst erfinden muss, sondern dass alle Gemeinden voneinander profitieren können, unterstützt den Community-Gedanken und entlastet die Gemeinden.

 

Damit eine Anschaffung und strukturierte Arbeitsweise für ein Gemeinderatsgremium resp. für eine Gemeinde Sinn macht, muss diese fortschrittlich und digital agieren. Funktioniert eine Gemeinde so, können die vielen Chancen dieser Lösung für die Gemeinde intensiv genutzt werden.