Ausgangslage
In einer Aargauer Gemeinde stand ein Verpflichtungskredit über knapp 1 Million Franken für die Erstellung eines neuen Fussballplatzes auf der Traktandenliste. Dieses Traktandum sorgte im Vorfeld für viel Gesprächsstoff. Die unmittelbaren Anwohner monierten, dass die zukünftigen Lärmimmissionen nicht tragbar seien. Die Vereinsmitglieder und der Gemeinderat befürworteten indes dieses Projekt. Die Meinungen im Dorf waren gemacht und es durfte davon ausgegangen werden, dass dieses Traktandum für viele Voten an der Gemeindeversammlung führen wird.
Fehlerquelle
Die Gemeindeverwaltung lud wie üblich und rechtzeitig, jedoch zum letztmöglichen Termin, zur Gemeindeversammlung ein. Der Versand erfolgte mittels eines Massenversands, welcher gemäss dem Factsheet der Post innerhalb von sechs Tagen zugestellt wird. Die schnelle Zustellung geniesst beim Massenversand jedoch nicht oberste Priorität und so kam es, dass nicht alle Haushaltungen der Gemeinde die Einladungsbroschüre rechtzeitig in ihrem Briefkasten hatten. Der Massenversand dauerte teilweise sieben Tage. Es wurden deshalb nicht alle Haushaltungen in der Gemeinde rechtzeitig mit den Unterlagen bedient.
Ein Gegner des erwähnten Traktandums führte darauf hin Beschwerde bei der Gemeindeabteilung des Kantons Aargau ein, mit der Begründung, er hätte nicht genügend Zeit, sich auf die kommende Gemeindeversammlung vorzubereiten, da die Einladungsbroschüre offensichtlich zu spät zugestellt wurde. Die Rechtsabteilung hiess die Beschwerde gut. Folglich musste die Gemeindeversammlung auf ein späteres Datum verschoben und erneut dafür eingeladen werden.
Empfehlung / Tipp
Spürt man bereits im Vorfeld zur Gemeindeversammlung die verschiedenen Emotionen, ist auf eine fristgerechte Zustellung der Einladungsbroschüre ein noch grösseres Augenmerk zu halten. Ein A- Postversand der Unterlagen hätte für die Gemeinde nur einen minimalen Mehraufwand bedeutet und die Verschiebung beziehungsweise die damit verbundenen Mehraufwendungen erspart.
Ausgangslage
Bei der Formulierung von Abstimmungsfragen für Urnenabstimmungen auf kommunaler Ebene sind Fälle bekannt geworden, in welchen aufgrund missverständlicher Fragestellung bei den Stimmberechtigten Unklarheiten entstanden sind.
Antragstellung und Stellungnahme des Gemeinderats
Verschiedentlich wurde die Frage aufgeworfen, insbesondere bei Geschäften, welche von dritter Seite eingebracht wurden, ob der Gemeinderat zu einem traktandierten Geschäft in der Gemeindeversammlung oder im Einwohnerrat einen Antrag auf Annahme oder Ablehnung der Vorlage stellt bzw. ob er seine Meinung zum traktandierten Geschäft transparent machen muss.
Rechtsgrundlage
In § 20 Abs. 1 der Verordnung zum Gesetz über die politischen Rechte (VGPR) vom 25. November 1992 findet sich die einzige Bestimmung, die sich im weitesten Sinn mit der Formulierung der Abstimmungsfrage bei Urnenabstimmungen befasst. Sie lautet wie folgt:
"Die Stimm- und Wahlzettel haben den Wahl- und Abstimmungskreis zu bezeichnen, den Gegenstand der Wahl oder Abstimmung zu nennen und das Datum des Hauptwahl- oder Hauptabstimmungstages zu tragen." " Im Übrigen sind sie so zu gestalten, dass die sachgerechte Willensäusserung gewährleistet ist." (VGPR 1992, S. 6)
Aus der bundesrechtlichen Rechtsprechung ergibt sich zudem, dass die Abstimmungs- und Wahlfreiheit den Stimmberechtigten einen Anspruch auf eine klare und korrekte Abfassung der Abstimmungsfrage verleiht. Das Bundesgericht hat indes auch schon erkannt, dass die Abstimmungsfrage für sich alleine keine Gewähr für eine irrtumsfreie Information bietet. Vom Stimmberechtigten müsse vielmehr erwartet werden, dass er sich aufgrund der ihm zugestellten Unterlagen informiere.
Für die Formulierung von Anträgen zuhanden der Gemeindeversammlung, respektive des Einwohnerrats bestehen keine rechtlichen Vorgaben (vgl. Departement Volkswirtschaft und Inneres, Gemeindeabteilung, Kreisschreiben 2015).
Ausgangslage
Im Zusammenhang mit der Überarbeitung des Dienst- und Besoldungsreglements oder bei der Anpassung der Gemeinderatsentschädigung haben sich die direkt Beteiligten in den Ausstand zu begeben. Das bedeutet, dass der Gemeinderat, die Kommissionsmitglieder und das Verwaltungspersonal rechtzeitig in den Ausstand zu treten haben.
Fehlerquelle
Stellen die Stimmberechtigten bei der Behandlung eines entsprechenden Traktandums Antrag auf geheime Abstimmung (formeller Antrag), traten Gemeinderat und Verwaltungspersonal nicht in den Ausstand. Aufgrund der Voten für oder gegen eine geheime Abstimmung kann der Wählerwille bereits erkannt werden und eine unverfälschte Stimmabgabe ist nicht mehr gewährleistet. Das hat einen Verfahrensfehler zur Folge und die anschliessende Abstimmung gilt als nichtig zu betrachten.
Empfehlung / Tipp
Bei Antragstellung auf geheime Abstimmung (formeller Antrag) haben sich die direkt Betroffenen bereits in den Ausstand zu begeben.
Ausgangslage
In einer Gemeinde hatten die Stimmberechtigten an der Gemeindeversammlung über eine Kreditabrechnung zu befinden, welche den ursprünglichen Projektierungskredit um ein Vielfaches überschritt. Diese Kreditabrechnung wurde an der ordentliche Gemeindeversammlung verworfen und auch die folglich zwingende ausserordentliche Gemeindeversammlung hat die Kreditabrechnung zurückgewiesen. Gemäss Gemeindegesetz hat nach zweimaliger Zurückweisung einer Kreditabrechnung der Regierungsrat darüber zu entscheiden.
Fehlerquelle
Die Behörde ist in diesem Fall davon ausgegangen, dass dem Projekt, für welches der Projektierungskredit gesprochen wurde, zugestimmt werden wird. Jedoch darf ein Projektierungskredit nicht mit dem "hoffentlich" daraus resultierenden Verpflichtungskredit "verrechnet" werden. Der Gemeinderat und die Finanzkommission haben es unterlassen, rechtzeitig und transparent einen Zusatzkredit für den massiv überschrittenen Projektierungskredit zu beantragen, was unter anderem zur Folge hatte, das der Gemeindeversammlung sogar ein Kredit für eine externe Untersuchung zur Prüfung allfälliger Schadenersatzansprüche gegenüber den pflichtwidrigen handelnden Organe vorzulegen war (siehe Haftungsgesetz HG des Kantons Aargau).
Empfehlung / Tipp
Im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) ist ein wirksames Projektcontrolling einzuführen und dieses konsequent zu befolgen. Falls sich trotzdem ein Fehler einschleichen sollte, gilt es, sich diesen einzugestehen und transparent und zeitnah darüber zu informieren.
Ausgangslage
Das Personal von Stadt- oder Gemeindeverwaltungen leistet professionelle Arbeit, welche bei der Bevölkerung geschätzt wird. Der Personalbestand ist häufig, gemessen an den grossen Aufgaben, knapp bemessen, was oft auf die im Leitbild "schlanke Verwaltung" zurückzuführen ist
Fehlerquelle
Der knappe Personalbestand führt aber auch dazu, dass Mitarbeitende eine sehr hohe Arbeitsbelastung bewältigen müssen. Dies gilt im Besonderen, aber nicht nur für Personen in leitender Funktion, insbesondere die Abteilungsleitungen. Die grosse Arbeit kann oft nur erledigt werden, indem die Betreffenden Überstunden leisten und in prekären Situationen gar Ferien von einem Jahr ins nächste verschieben.
Dabei besteht immer die Gefahr, dass Mitarbeitende die ihnen zustehenden Ferien oder Überstundenkompensation nicht beziehen. Die Überwachung dieser Problematik ist daher eine ständige Anforderung an die Personalverantwortlichen. Es sind Fälle bekannt, bei denen Mitarbeitende kündigten und aufgrund der sehr hohen Überstunden- und Feriensaldi bereits am nächsten Tag nicht mehr zur Arbeit erscheinen müssen. Das ist logischerweise keine glückliche
Situation, welche es zu vermeiden gilt. Man darf in solchen Angelegenheiten nicht auf die Loyalität der Mitarbeitenden vertrauen.
Empfehlung / Tipp
Es gilt Regeln zu schaffen, welche das Leisten von Überstunden überwachen und einerseits begrenzen und andererseits für eine rechtzeitige und korrekte Kompensation sorgen. Mindestens vierteljährlich sollten die Überstunden- und Feriensaldi der Mitarbeitenden bei den Personalverantwortlichen thematisiert und Lösungen (beispielsweise die Überstunden durch Lohnzahlung abzugelten) konsequent ausgeführt werden.
Ausgangslage
Bei Unstimmigkeiten im Schulbetrieb (öffentliche Volksschule) fällt es den involvierten Personen (Eltern) teilweise schwer zu unterscheiden, wer in der Gemeinde genau für was zuständig ist. Dabei gilt es festzuhalten, dass dies in jeder Gemeinde klar geregelt ist. Seit dem 1. Januar 2022, resp. der zu diesem Zeitpunkt erfolgten Einführung der neuen Führungsstrukturen an den Aargauer Volksschulen, hat der Gemeinderat die strategische (politische) Führung der Schule, resp. des Bildungswesens übernommen. Die Schulleitung bleibt weiterhin für die operative (betriebliche) Führung verantwortlich. Die bis dato als politische Führung verantwortliche Schulpflege wurde per 31. Dezember 2021 gänzlich abgeschafft. Der Gemeinderat kann dem Ressortverantwortlichen Gemeinderatsmitglied (Bildung) oder der Schulleitung durch die Regelung der spezialrechtlichen Delegationen im Schulbereich oder ein Funktionendiagramm (Delegations- und Kompetenzregelungen) zusätzliche Aufgaben und Befugnisse zuweisen.
Fehlerquelle
Aufgrund des grossen Drucks und den vielen Anfragen, ausgelöst durch die Emotionen, wenn es um die eigenen Kinder geht, mischt sich der Gemeinderat (oder einzelne Mitglieder davon) unverhofft in operative Schulangelegenheiten, welche mit rechtmässiger Regelung/Vereinbarung an die Schulleitung übertragen wurde. Dieses Verhalten des Gemeinderates kommt im Beschwerdefall sowie bei den operativ zuständigen Stellen (Schulleitung) sowie unter Umständen auch medial (Presse) nicht gut an.
Empfehlung/Tipp
Der Gemeinderat ist im Grundsatz nicht für die operative Problemlösung im Schulbereich zuständig. Dies liegt in der Regel in der Kompetenz, Verantwortung und Zuständigkeit der Schulleitung oder im äussersten Falle dem Ressortverantwortlichen Gemeinderatsmitglied, als Einzelperson (ausgerüstet mit entsprechenden Befugnissen im operativen Bereich). Aufgrund einer möglichen Kompetenzüberschreitung macht sich der Gemeinderat in einem weiterführenden Beschwerdefall angreifbar, resp. in diesem Falle würde die eigenen Handlungsfähigkeit in Abrede gestellt (da voreingenommen oder «befangen»). Es gilt die geregelten Befugnisse und Kompetenzen strikte einzuhalten.
Ausgangslage
Seit geraumer Zeit, aber auffallend oft in jüngster Vergangenheit, wurde in den Medien die Gemeinderatsentschädigung thematisiert. Bemängelt wurde dabei oft die fehlende Transparenz. Es ist schwierig, die einzelnen Entschädigungen miteinander zu vergleichen, da die Handhabung von Besoldung und Spesen sehr unterschiedlich erfolgt. Dies stellt grundsätzlich auch kein Problem dar, da im Sinne der Gemeindeautonomie verschiedene Entschädigungsformen gegeben sind.
Fehlerquelle
Gegenüber dem Stimmbürger hat sich jede Behörde transparent zu verhalten. Diese Transparenz geht, je nach Entschädigungsform, jedoch vollends verloren, wenn man bedenkt, dass sich Behördenmitglieder neben der "offiziellen" Entschädigung zusätzlich weitere Annehmlichkeiten wie zum Beispiel Sitzungsgelder, Verwaltungsratshonorare, Abonnements, Kilometerentschädigung vergüten lassen.
Empfehlung / Tipp
Es ist unbestritten, dass die fachlichen Anforderungen und der zeitliche Aufwand an die Behördenmitglieder immens sind. Dennoch gilt es die Transparenz zu wahren und dem Stimmbürger die effektiven Entschädigungen offenzulegen. Dafür kann beispielsweise ein Entschädigungsreglement erstellt werden. Zumindest Verwaltungssitz Honorare, welche man als Gemeinde Abgeordneter erhält und teilweise beträchtlich ausfallen, sollten analog der kantonalen Verwaltung vollumfänglich der Gemeindekasse zugeführt werden.
Weitere Informationen
Ausgangslage
Oft erreichen das Departement Volkswirtschaft und Inneres Demissionsgesuche von jüngst ins Amt eingetretenen Gemeinderatsmitgliedern. Die Begründung für die Demission ist oft, dass man sich das Gemeinderatsamt anders vorgestellt hat und die zeitliche Belastung viel höher sei als angenommen. Das Gemeinderatsamt lasse sich auf längere Zeit nicht mit den beruflichen und familiären Verpflichtungen vereinbaren.
Fehlerquelle
Bei Gemeinden mit geringer Bevölkerung, jedoch auch bei einwohnerstarken Gemeinden, herrscht bei einem Rücktritt eines Behördenmitglieds Zweifel, rechtzeitig ein entsprechendes Behördenmitglied wählen zu können. Planlos werden Bürgerinnen und Bürger angeworben und das Gemeinderatsamt schmackhaft gemacht, in der Hoffnung, einer Vakanz vorbeugen zu können. Dabei wird die Behördentätigkeit oftmals auf die meist im Zweiwochenrhythmus stattfindenden Gemeinderatssitzungen reduziert. Das ist eine fatale Fehlinformation, beinhaltet eine solche
doch mindestens noch nachfolgend zusätzliche Aufgaben:
Empfehlung / Tipp
Neben den formalen Wahlvoraussetzungen für ein Gemeinderatsamt, sollte ein Gemeinderatsmitglied auch fachliche und persönliche Voraussetzungen (gute Allgemeinbildung, Flexibilität, Interesse an den Aufgaben, strategisches Denken, Geradlinigkeit, Sachlichkeit Verschwiegenheit und weiteres) mitbringen. Für eine gute Zusammenarbeit innerhalb des Rates sind diese Fähigkeiten bei der Wahl eines potentiellen Kandidaten oder einer potentiellen Kandidatin nicht ausser Betracht zu lassen.
Die Gemeindeschreiberin, der Gemeindeschreiber oder auch das dienstälteste Gemeinderatsmitglied kennen das Führungsmodell der eigenen Gemeinde am besten. Es ist daher empfehlenswert, mittels eines auf die eigene Gemeinde zugeschnittenen Anforderungsprofil für Mitglieder des Gemeinderates, entsprechende potentielle Interessenten dahingehend zu informieren. Sehr wichtig ist es ebenfalls, neu gewählte Behördenmitglieder im Einführungsprozess in der neuen Tätigkeit fachmännisch zu begleiten und zu unterstützen. Damit eine möglichst einfache, konstruktive Übergabe gewährleistet ist, wäre es wichtig, dass der abtretende Ressortinhaber seinen Nachfolger in die Materie einarbeitet.
Ausgangslage
An einer Klausurtagung behandelt der Gemeinderat wegweisende und zukunftsorientierte Themen für die Gemeinde. Der Gemeinderat erarbeitet dabei Leitsätze und Legislaturziele. Zudem kann die personelle Zukunft im Gemeinderat und in der Verwaltung diskutiert werden. Die Tagung ist eine wichtige und entscheidende Zusammenkunft in der bestehenden Amtsperiode. Innerhalb des bestehenden Gremiums kann es auch immer wieder personelle Unstimmigkeiten geben. Bei den Verhandlungen geht es deshalb meist nicht mehr ausschliesslich um die Sache. Es stehen persönliche Angelegenheiten im Vordergrund. Eine solche Konstellation schadet der Gemeinde und meistens auch dem gesamten Gemeindepersonal und ist nicht förderlich.
Fehlerquelle
Bei einer Klausurtagung handelt es sich um die strategische Ausrichtung einer ganzen Gemeinde für die kommenden Jahre. Ein unerfahrenes oder leider teilweise auch zerstrittenes Gremium unterlässt es bei wichtigen und schwierigen Themen oftmals, professionelle Unterstützung beizuziehen.
Empfehlung / Tipp
Der Beizug eines Mediators oder neutralen Moderators oder Beraters wird empfohlen. Die dafür anfallenden Kosten wurden in der Vergangenheit bestimmt schon sinnloser gesprochen.
Ausgangslage
Der Gemeinderat plant eine Gemeindeversammlung und hat dabei das ordentliche Einladungsverfahren für die Durchführung korrekt durchgeführt (ordnungsgemässes Aufbieten der Versammlung). Nachdem bereits im Vorfeld bekannt war, dass sich ein Ratsmitglied aufgrund anderweitiger, nicht verschiebbarer persönlicher Verpflichtungen für die Versammlung entschuldigen musste, fallen 3 weitere Mitglieder aufgrund von Krankheit kurzfristig, allfällig sogar am selben Tag, aus und können somit nicht an der Versammlung teilnehmen. Es gilt festzuhalten, dass in einem solchen Fall die Versammlung nicht kurzfristig abgesagt und neu aufgeboten werden muss. Die Versammlung kann dann rechtmässig durchgeführt werden, wenn mindestens ein aktuell amtendes, in Pflicht genommenes Gemeinderatesmitglied an der Versammlung anwesend ist und diese leitet, resp. durchführt. Wichtig festzuhalten gilt, dass weder die Verwaltungsleitung, resp. die Gemeindeschreiberin oder der Gemeindeschreiber, noch andere Mitglieder aus Kommissionen oder der Verwaltung die Versammlung durchführen oder leiten dürfen. In diesem Falle wären die an der entsprechenden Versammlung getroffenen Beschlussfassungen im Beschwerdefall als nichtig zu betrachten.
Fehlerquelle
Aufgrund der mit den vielen plötzlichen Ausfällen verbundenen Hektik, welche kurz vor dem Versammlungstag oder am Versammlungstag selbst aufkommen kann, wäre eine Absage der Versammlung und ein neues Aufbieten derselbigen denkbar. Dies bedeutet zum einen, einen Kraftakt im Bereich der kurzfristigen Kommunikation sowie doppelte Arbeit im personellen Bereich und auch Mehrkosten aufgrund einer erneut nötig werdenden Zustellung der Versammlungseinladung inklusive Versammlungsunterlagen. Es gilt, Ruhe zu bewahren und die Durchführung der Versammlung mit dem verbleibenden Gemeinderatsmitglied zu besprechen.
Empfehlung / Tipp
Eine frühzeitige und saubere Vorbereitung der Gemeindeversammlung, u.a mit der Erstellung eines Ablaufplanes / Skript für die Gemeinderatsmitglieder, welche auf die vorbereitete Präsentation abgestimmt ist, erleichtert die kurzfristige Übernahme von ressortübergreifenden Geschäften durch ein anderes Gemeinderatsmitglied (im Bedarfsfall). Eine Vorausschauende und saubere Planung und Vorbereitung der Versammlung lässt zudem am Versammlungstag auch Raum für meist kurzfristig oder ungelegen eintreffende, nicht planbare, Ereignisse und Problemstellungen, welche vor oder zu Handen der Versammlung unter Zeitdruck gelöst werden müssen.
Ausgangslage
Kündigungen sind ein heikles Thema und sollten vertraulich behandelt werden. In vorliegendem Beispiel machte eine Gemeinde die Kündigung einer früheren mitarbeitenden Person mittels einer Medienmitteilung mit folgendem Inhalt (anonymisiert) publik:
Der Gemeinderat hat sich entschlossen, das Arbeitsverhältnis mit der mitarbeitenden Person Muster aufzulösen. Seit längerer Zeit bestanden unterschiedliche Auffassungen in Bezug auf die inhaltliche Ausgestaltung dieser Fachstelle der Gemeinde. Die Stelle wird zur Wiederbesetzung ausgeschrieben.
In der Folge berichteten verschiedene Medien über diesen Fall.
Die betroffene Person klagte daraufhin vor Verwaltungsgericht und erstattete Strafanzeige. Die verwaltungsleitende Person, welche die Medienmitteilung versandt hatte, wurde zu einer bedingten Geldstrafe und einer Busse verurteilt.
Fehlerquelle
Die Informationen über die Umstände einer Kündigung sind nur einem begrenzten Personenkreis bekannt und fallen in die Privatsphäre der geschädigten Person, welche ein berechtigtes Interesse daran hat, dass sie vertraulich bleiben. Sie sind nicht für Dritte bestimmt und dürfen nicht an Dritte herausgegeben werden.
Die verwaltungsleitende Person habe diese Informationen offenbart, obwohl diese in ihrer Funktion gewusst habe oder zumindest in Kauf genommen habe, dass diese dem Amtsgeheimnis unterliegen und nicht publik gemacht werden dürfen.
Empfehlung / Tipp
Mit Informationen hinsichtlich Personalmutationen ist es zurückhaltend umzugehen. Befindet sich eine Gemeinde in einem entsprechenden Prozess, welcher eventuell auch in Soziale Medien thematisiert wird, wird empfohlen, professionelle Hilfe in Form eines Kommunikationsspezialisten und/oder Juristen beizuziehen. Bei solch schwierigen Rechtsstreiten gilt es immer auch, den allfälligen Reputationsschaden für die Gemeinde so klein wie möglich zu halten.
Ausgangslage
Im Zuge einer Gemeindeversammlung entschied sich eine Gruppierung, gegen Entscheide derselben, das Referendum zu ergreifen. Die Gemeindekanzlei händigte danach u.a. folgendes Referendumsbegehren aus:
Die unterzeichneten Stimmbürgerinnen und Stimmbürger der Einwohnergemeinde verlangen gestützt auf § 31 des Gemeindegesetzes, dass die beiden nachstehenden, an der Gemeindeversammlung gefassten Beschlüsse der Urnenabstimmung unterstellt werden. Es sind dies:
a) Genehmigung Verpflichtungskredit von CHF xx für die Einführung von yy
b) Genehmigung Verpflichtungskredit von CHF xx für die Einführung von yy
Fehlerquelle
Auf dem Referendumsbegehren, welches die Gruppierung von der Gemeindekanzlei ausgehändigt bekam, waren zwei Anträge aufgeführt. Ein Referendum kann sich aber nur gegen einen einzelnen Beschluss richten. Der Gemeinderat hat an der Gemeindeversammlung beide Anträge separat zur Abstimmung gebracht. Die Referendumsführer hätten daher zwei verschiedene Formulare, sprich Begehren, einreichen müssen.
Konsequenz: Das Referendum, welches fristgerecht und mit genügend Unterschriften eingereicht wurde, ist ungültig und die Beschlüsse der Gemeindeversammlung rechtskräftig.
Empfehlung / Tipp
Ein Referendumsbegehren kann sich nur gegen einen Beschluss der Gemeindeversammlung richten. Zeigt sich eine Gruppierung mit mehreren Beschlüssen einer Gemeindeversammlung nicht einverstanden, sind separate Referendumsbegehren einzureichen.